Reglement voor het ontlenen van gemeentemateriaal

• Art. 1. Doelstelling : ter beschikking stellen van materiaal aan de Beernemse verenigingen bestemd voor de vlotte organisatie van hun activiteiten, manifestaties, feestelijkheden, enz .... van zowel algemene, officiële, culturele of sportieve aard op het grondgebied van Groot-Beernem. Het gemeentebestuur wenst hierbij uitdrukkelijke materiële steun te verlenen aan het actieve verenigingsleven om dergelijke activiteiten te stimuleren.
• Art.2. Het materiaal wordt door de gemeente kosteloos ter beschikking gesteld van het plaatselijk verenigingsleven. Het bestaat uit 2 podia, 450 lopende meter nadars, 10 vlaggenmasten, 500 stoelen, 70 tentoonstellingspanelen, 30 panelen tweede keus, 17 sokkels, 50 spots. De stoelen en tentoonstellingspanelen eerste keus worden enkel voor gebruik in gebouwen (niet in tenten) uitgeleend. Bij ontlening van officiële vlaggen wordt een waarborg gevraagd.
• Art.3. De inrichten moet twee maanden voor de aanvang van de activiteit een schriftelijke aanvraag indienen gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen. De aanvraag mag daarnaast ook andere modaliteiten bevatten (infoborden, lokalen, parking, openbare weg, politiemaatregelen, .... ) maar dient alleszins vergezeld zijn van het modelformulier waarop de nodige specificaties aangeduid kunnen worden.
• Art.4. Het dient te gaan om een activiteit georganiseerd door een vereniging van de gemeente Beernem of door officiële instanties, gemeentelijke instellingen of scholen. Het materiaal wordt niet uitgeleend voor activiteiten buiten het grondgebied van de gemeente.
• Art.5. Voor commerciële doeleinden of voor particulier gebruik kan het materiaal enkel tegen een kostprijs verhuurd worden om de transportkosten en werkuren te dekken. Deze wordt vastgelegd op 600 fr. per uur, per werkman met een minimum van 600 fr.
• Art.6. Uitzonderlijk kan het materiaal verhuurd worden aan andere gemeentebesturen op voorwaarde dat zij zelf instaan voor het transport. Het College bepaalt geval per geval de modaliteiten en de eventuele huurprijs.
• Art.7. Bij gelijklopende aanvragen wordt in principe de volgende rangorde voorgesteld: 1. officiële plechtigheden - 2. gemeentelijke festiviteiten - 3. gemeentelijk verenigingsleven volgens datum van aanvraag - 4. andere gemeentebesturen - 5. particuliere en commerciële activiteiten op de gemeente. Een uitzondering vormen de nadars: wielerwedstrijden hebben voorrang op alle andere activiteiten indien ze tijdig aangevraagd zijn.
• Art.8. Het materiaal wordt door het gemeentepersoneel ter bestemming gebracht en afgehaald op een door de inrichters aangeduide plaats. De inrichters zorgen zelf voor de installatie, het demonteren, en terug verzamelen van het materiaal op dezelfde plaats.
• Art.9. De inrichters staan in voor het goede beheer van het hun toegewezen materiaal en zijn verantwoordelijk voor het behoud van alle onderdelen. Bij afhaling gebeurt controle van de staat en het aantal van de uitgeleende materialen. Ingeval van schade, verlies of ontvreemding zal de inrichter de onkosten vergoeden waarvan het bedrag bepaald wordt door het College.
• Art. 10. Indien de vraag het aanbod overtreft, beslist het College in overleg met de aanvragers: ofwel staat de inrichter zelf in voor de verdere huur van bijkomend materiaal; ofwel kan men voor feestelijkheden met ruime weerklank een aanvraag indienen bij naburige gemeenten. Louter informatief kan ook verwezen worden naar de Provinciale uitleendiensten.