Huishoudelijk reglement ontmoetingscentrum De Kleine Beer
I . DEFINIËRING EN DOEL VAN HET ONTMOETINGSCENTRUM
Artikel 1: Definitie van het ontmoetingscentrum
Artikel 2: Doel van het ontmoetingscentrum
II. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 3: Toegangsmodaliteiten
Artikel 4: Aard van de activiteiten
Artikel 5: Ondertekening van het contract
Artikel 6: Sancties
Artikel 7: Personeel in werkopdracht
Artikel 8: Publiciteit
III. RESERVATIES, ANNULATIES EN OVERMACHT
Artikel 9: Reserveringsmodaliteiten
Artikel 10: Opties
Artikel 11: Annulatie en -kosten
Artikel 12: Overmacht
IV. BETALINGSMODALITEITEN
Artikel 13: Betalingsmodaliteiten
V. SCHADE
Artikel 14: Schade
VI. AANSPRAKELIJKHEID, DIEFSTAL, VERZEKERINGEN EN VERGUNNINGEN
Artikel 15: Algemene aansprakelijkheid
Artikel 16: Burgerlijke aansprakelijkheid
Artikel 17: Diefstal, verlies of beschadiging van materiaal
Artikel 18: Sabam
Artikel 19: Billijke vergoeding
Artikel 20: Tapvergunning
VII. GEBRUIK VAN LOKALEN
Artikel 21: Infrastructuur
Artikel 22: Fuiftalisman
Artikel 23: Ingebruikname
Artikel 24: Huurtijd van de lokalen
Artikel 25: Sluitingstijd
Artikel 26: Schoonmaak van de infrastructuur
VIII. VERBODS- EN VEILIGHEIDSBEPALINGEN
Artikel 27: Verbodsbepalingen
Artikel 28: Algemene veiligheidsbepalingen
Artikel 29: Toegangsverbod
I . DEFINIËRING EN DOEL VAN HET ONTMOETINGSCENTRUM
Artikel 1: Definitie van het ontmoetingscentrum
Het gemeentelijk ontmoetingscentrum ‘de kleine beer’, C. Marichalstraat
5 te 8730 Beernem.
Het College van Burgemeester en Schepenen is verantwoordelijk voor de werking
van het ontmoetingscentrum en laat zich daartoe bijstaan door de Raad van Bestuur
van het gemeentelijk ontmoetingscentrum met adviserende stem.
Artikel 2: Doel van het ontmoetingscentrum
Doel van het ontmoetingscentrum:
- een ontmoetingsplaats te zijn voor verenigingen en individuele burgers ;
- het stimuleren van het culturele leven binnen de gemeente door het aanbieden
van faciliteiten voor eigen creaties door verenigingen en individuen en door eigen
programmatie(s)
- onderdak verlenen aan tal van activiteiten, zowel culturele als andere, georganiseerd
door verenigingen en individuen;
- onderdak verlenen aan de gemeentelijke diensten.
II. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 3: Toegangsmodaliteiten
Het ontmoetingscentrum wordt voorbehouden aan:
- verenigingen
- instellingen
- scholen
- kunstenaars
- individuelen
- commerciële organisaties
Artikel 4: Aard van de activiteiten
De aard en de inhoud van de activiteit moet overeenstemmen met datgene wat vermeld
is in het aanvraagformulier. De aanvrager moet meerderjarig en de daadwerkelijke
gebruiker van het ontmoetingscentrum zijn. Onderverhuring is niet toegestaan.
Artikel 5: Ondertekening van het contract
Door ondertekening van het contract gaat de aanvrager akkoord met het huishoudelijk
reglement en de geldende veiligheidsvoorschriften.
Artikel 6: Sancties
Het niet naleven van de betalings-, veiligheids- en andere geldende voorschriften
in het ontmoetingscentrum kunnen een inhouding van de waarborg (zie artikel 13)
en/of een weigering van verhuring in de toekomst tot gevolg hebben.
Artikel 7: Personeel in werkopdracht
Elke gebruiker zal steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van het ontmoetingscentrum
in werkopdracht
Artikel 8: Publiciteit
Elke publiciteit dient duidelijk de naam en het logo van het ontmoetingscentrum
te vermelden.
III. RESERVATIES, ANNULATIES EN OVERMACHT
Artikel 9: Reserveringsmodaliteiten
- Reserveren kan voor de Beernemse gebruikers maximum 13 maanden voor de geplande
activiteit. Alle andere gebruikers kunnen dit maximum 12 maanden voor de geplande
activiteit. De uiterlijke aanvraagdatum is:
o vier weken voor de polyvalente zaal en de theaterzaal
o één week voor de andere lokalen.
- Aanvragen voor het huren van het ontmoetingscentrum moeten altijd schriftelijk
worden (brief, fax of e-mail) ingediend naar de administratie van het centrum.
- De schriftelijke aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst. Bij 2
of meer aanvragen op hetzelfde tijdstip geldt de volgende prioriteit:
1. Beernemse gemeentediensten;
2. niet commerciële gebruikers van Beernem;
3. commerciële gebruikers van Beernem;
4. andere gebruikers;
5. aanvragen voor de theaterzaal (indien gelijktijdig gebruik van de 2 zalen akoestisch
niet kan)
- De kandidaat-organisator krijgt binnen de kortst mogelijke termijn door de cultuurbeleidscoördinator
ondertekende huurovereenkomsten.
Artikel 10: Opties
Een optie geldt veertien dagen en vervalt automatisch wanneer de schriftelijke
aanvraag niet tijdig gebeurt.
Artikel 11: Annulatie en -kosten
De cultuurbeleidscoördinator moet zo snel mogelijk verwittigd worden wanneer
eerder gereserveerde lokalen niet worden gebruikt.
Bij annulatie van de polyvalente zaal en de theaterzaal zullen de volgende kosten
aangerekend worden:
- tot vier weken voor de activiteit: de helft van de huurprijs
- minder dan vier weken voor de activiteit: de volledige huurprijs
Bij annulatie van de vergaderlokalen zullen de volgende kosten aangerekend worden:
- minder dan één dag voor de vergadering: de volledige huurprijs
is verschuldigd.
Artikel 12: Overmacht
In geval van overmacht en mits schriftelijke motivatie van de inrichter(s) kan
het College van Burgemeester en Schepenen beslissen over de kwijtschelding van
alle annulatiekosten. De aanvraag moet uiterlijk acht dagen na de geplande datum
ingediend worden. Er is geen beroep mogelijk tegen de beslissing van het College.
Indien de lokalen in geval van overmacht niet beschikbaar zijn tijdens de gebruiksperiode
zal de gebruiker de reeds gestorte huurprijzen terugbetaald krijgen. De gebruiker
heeft geen recht op een schadevergoeding.
IV. BETALINGSMODALITEITEN
Artikel 13: Betalingsmodaliteiten
- Het voorschot, ten bedrage van de helft van de huurprijs, wordt binnen de week
na de ondertekening van het contract overgeschreven op rekeningnummer 091-0002082-74
van het gemeentelijk ontmoetingscentrum.
- De verantwoordelijke inrichter dient ten laatste vier weken vóór
het plaatsvinden van de activiteit het saldo van de huurprijs en de waarborg te
storten op het rekeningnummer van het ontmoetingscentrum.
- De waarborg wordt na betaling van alle rekeningen (drank, huur,…) volledig
terugbetaald, tenzij er een schadegeval of een ernstige tekortkoming wordt vastgesteld
(zie artikel 14).
V. SCHADE
Artikel 14: Schade
- De huurder is verantwoordelijk voor iedere schade aangebracht aan het gebouw
en/of accommodatie en materieel, zowel door hemzelf, zijn medewerkers, de door
hem
gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers
aan de door hem georganiseerde activiteit.
- De gebruikers dienen ervoor te zorgen dat de beschikbare ruimten en het bijhorend
meubilair gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming. Zij dienen alle
beschadigingen, die tijdens het gebruik ontstaan zijn door de gebruiker of derden,
onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke van het centrum die een
inventarisatieverslag opstelt dat door de verantwoordelijke organisatie wordt
mee ondertekend.
- Herstellingen gebeuren in opdracht van het gemeentebestuur. De gebruiker of
derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan
vergoeden op eenvoudige voorlegging van de staat der uitgevoerde werken.
VI. AANSPRAKELIJKHEID, DIEFSTAL, VERZEKERINGEN EN VERGUNNINGEN
Artikel 15: Algemene aansprakelijkheid
De huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur
van het ontmoetingscentrum. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de
openbare orde en de goede zeden.
Artikel 16: Burgerlijke aansprakelijkheid
De burgerlijke aansprakelijkheid van organisatoren ten aanzien van derden wordt
niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur. De gebruikers
dienen zich voor dergelijke risico’s zelf te verzekeren. De gebruikers genieten
wel mee van de brandverzekering van het centrum.
Artikel 17: Diefstal, verlies of beschadiging van materiaal
Het ontmoetingscentrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies,
diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking
heeft op de activiteit die hij organiseert.
Artikel 18: Sabam
De betaling van het auteursrecht via SABAM is ten laste van de gebruiker. De aanvraag
dient gericht tot SABAM, inningskantoor Oostende-Brugge-Kust en Omstreken, Lijsterstraat
25, 8400 Oostende.
Artikel 19: Billijke vergoeding
De billijke vergoeding moet niet meer betaald worden door de gebruiker gezien
het centrum het maximum jaartarief heeft betaald.
Artikel 20: Tapvergunning
Het ontmoetingscentrum beschikt over een permanente tapvergunning.
VII. GEBRUIK VAN LOKALEN
Artikel 21: Infrastructuur
Het ontmoetingscentrum stelt volgende infrastructuur ter beschikking aan derden:
- de theaterzaal met 250 zitplaatsen, en bijhorende artiestenloges, scène
en regiekamer;
- de polyvalente zaal van 325m², met bar, keuken en artiestenloge;
- 2 vergaderlokalen in het ontmoetingscentrum en 1 vergaderlokaal in de bibliotheek;
- de foyer en de vestiaire;
- het cultuurcafé
Artikel 22: Fuiftalisman
De fuiftalisman is verplicht voor iedereen die muziekversterkende activiteiten
organiseert in het ontmoetingscentrum.
Artikel 23: Ingebruikname
De lokalen van het ontmoetingscentrum worden geopend en gesloten door de verantwoordelijke
van het centrum of zijn afgevaardigde.
Artikel 24: Huurtijd van de lokalen
De gebruikers mogen alleen gedurende de huurtijd in de ter beschikking gestelde
lokalen aanwezig zijn. Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt in principe
onmiddellijk voor aanvang van de activiteit, tenzij andersluidende overeenkomst,
maar mag nooit voorafgaande activiteiten storen.
Artikel 25: Sluitingsuur
Het gemeentelijke sluitingsuur is bij politiereglement vastgesteld op 02 uur.
Uitzonderingen worden enkel toegestaan mits het voorleggen van een toestemming
van het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 26: Schoonmaak van de infrastructuur
Onmiddellijk na iedere activiteit moet de gebruikte infrastructuur terug in zijn
basisopstelling worden geplaatst. Alle door de huurder meegebrachte voorwerpen
die niet tot het patrimonium van het gemeentebestuur behoren, moeten verwijderd
worden, tenzij anders is afgesproken.
De schoonmaak gebeurt door de gemeente. Indien de organisator niet opruimt zoals
afgesproken, wordt een schadevergoeding ter waarde van de arbeidsduur aangerekend.
VIII. VERBODS- EN VEILIGHEIDSBEPALINGEN
Artikel 27: Verbodsbepalingen
Het is strikt verboden:
- zonder begeleiding de regiekamer te betreden;
- te roken in de theaterzaal, op de hoofd-, neven en achterscène en in
de regiekamer;
- drank en eten, met inbegrip van snoep allerhande (chips, kauwgum,…) binnen
te brengen in de theaterzaal;
- materieel en materialen, van welke aard ook, in het ontmoetingscentrum of bijhorende
ruimten binnen te brengen zonder toestemming van de verantwoordelijke van het
centrum;
- wijzigingen aan te brengen in de centrale regeling, verwarming of verlichting
van het ontmoetingscentrum. Deze mogen alleen door de verantwoordelijke van het
centrum
worden geregeld;
- kennisgevingen, affiches, reclame of aankondigingen van welke aard ook, in het
centrum aan te brengen zonder voorafgaande toestemming;
- ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te
beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Versieringen
of
bewegwijzeringen kunnen enkel worden aangebracht i.s.m. het personeel van het
ontmoetingscentrum;
- lawaai te maken dat de gebruikers in de andere lokalen van het ontmoetingscentrum
kan storen;
Artikel 28: Algemene veiligheidsbepalingen
- De toegang tot het podium, de scène, loges en technische lokalen is verboden
tenzij om dienstredenen.
- De richtlijnen verstrekt door de verantwoordelijke van het ontmoetingscentrum
of door de aanwezige theatertechnicus, dienen strikt te worden nageleefd, zoniet
kan bevel gegeven worden tot stopzetten van de activiteit of tot ontruimen van
de zaal.
- De gebruiker mag omwille van de brandveiligheid geen groter aantal plaatsen
bezetten of publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum. Voor de theaterzaal
impliceert dit dat onder geen beding losse stoelen kunnen worden bijgeplaatst
en dat zit- of staanplaatsen op de trappen verboden zijn.
- Alle nooduitgangen moeten ten allen tijde worden vrijgehouden en de voorzieningen
in verband met de brandveiligheid moeten gemakkelijk bereikbaar zijn.
- Elk gebruik van rook, vuur, explosieven en munitie dient vooraf gemeld te worden.
De verantwoordelijke van het ontmoetingscentrum of de aanwezige theatertechnicus
heeft het recht om het gebruik hiervan te verbieden wanneer hij de effecten niet
veilig acht.
Artikel 29: Toegangsverbod
De toegang tot het ontmoetingscentrum kan steeds geweigerd worden aan:
- groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt;
- personen die zich onder invloed van alcohol of drugs bevinden;
- personen die door hun wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid storen;
- personen onder de 16 jaar, tenzij vergezeld door een meerderjarige verantwoordelijke.